Com a forma de trabalho mudando para híbrida e as reuniões on-line aumentando é necessário uma certa organização nas reuniões para que o trabalho sejam potencializadas. Aqui vou destacar cinco situações diferentes e uma sugestão de organização para cada. Situações on-line: líder e reuniões com a equipe, convidado para uma live, convidado para uma mesa redonda, mediador de uma mesa redonda e atendimento individualizado para clientes ou alunos.
Todas elas tem algo em comum: organização em tópicos para potencializar o trabalho.
1) Líder que fará uma reunião com a equipe: leve os tópicos da reunião anotados. Pense na quantidade de tempo que pretende ocupar com cada um deles e quanto tempo cada colaborador terá para expor as suas colocações. Um dia antes da reunião exponha para equipe qual o tempo que cada um terá para suas colocações e a pauta se cabível.
2) Convidado para uma live: Converse com o anfitrião quais os assuntos ele pretende abordar e quanto tempo irá durar essa conversa. Tenha na sua frente: um quadro, cartolina ou folha de ofício o assunto que você pretende abordar em tópicos para que durante a live você possa ir abordando item por item e não esquecer de nada. Se for folha ou cartolina cole na parede na altura de seus olhos e bem atrás do celular ou do computador. Lembre que o tamanho da letra deve ser adequado para que enxergue de longe.
3) Convidado para uma mesa redonda: Converse com o anfitrião sobre a ordem que ele pretende usar. Qual será a organização de fala de cada um, quanto tempo cada um terá e quais assuntos serão abordados. Depois disso faça sua lista em tópicos: lembre que os assuntos devem caber no seu tempo de fala.
4) Mediador de uma mesa redonda: Pense na organização e informe a todos. Tente aproveitar as sugestões que irão surgir da melhor maneira possível. Qual organização devo pensar? Qual o tempo total da mesa redonda, qual será a ordem de fala de cada um, quanto tempo cada um terá e quais os assuntos que serão abordados. Depois de pensando e escrito converse com os convidados. Alinhado todos os assuntos e objetivos? Faça sua lista em tópicos e coloque um relógio na sua frente durante a mesa redonda para cuidar o tempo.
5) Atendimento individualizado para alunos e ou clientes: Pense em uma proposta de abordagem e escreva em um caderno. Anote como você começará esse encontro, para qual caminho irá o assunto e o que você solicitará do interlocutor. Se o interlocutor precisar levar ou mostrar algum conteúdo avise um dia antes para que ele possa se organizar e ter o material em mãos. Alinhe objetivos de tempo e conteúdo com prévia antecedência e depois faça sua lista em tópicos para que não deixe nenhum assunto para trás.
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